社内SEがシステム開発外注先との折衝で困った話！感情的になると損をする！

仕様を明確に伝えていなかった

システム開発を行う時、RFPを書いて複数の開発会社に送り、見積もりを取るのが普通だと思いますが、弊社の場合、システム開発に必要な資料を全部渡して「おまかせ」で依頼します。

元々、その会社が開発したパッケージソフトを社内システムに採用したのが始まりで、その後、機能拡張され、WEBシステムに移行していった経緯があり、不具合の修正や明確な希望が無ければ、細かく仕様を伝えることはありません。

先日、休止していた取引先との取引が再開することになりました。

長く取引休止していたので、データ交換の仕様が変更されていたため、社内システムに修正が入ることになりました。

私は、取引先から得た資料を、そのまま外注先に渡し、いつものように「おまかせ」で修正作業を依頼していました。

納期も近づいてきたので、そろそろ取引先と通信テストが必要となり、テスト用のデータを外注先に依頼しました。

届いたデータの内容を確認すると、全く仕様と異なっていました。

間違っている旨を外注先に知らせると「変更になるとは聞いていない」との返答でした。

通信方式の変更だけで、交換するデータのフォーマット変更は聞いていないということでした。

確かに、そこまで細かい指示はしていませんが、渡した資料を見ればわかる話です。

この「見ればわかる」の思い込みが危険なんでしょうね。

納期がハッキリしていなかった

システム開発や修正の進捗管理はタスクリストで行っています。

しかし、納期を区切ることはほとんどありません。

外注先の都合の良いタイミングで作業してもらうことで、コストを安くしてもらっています。

それでも、簡単な作業なら翌日に、ちょっと手間のかかる作業でも週内には作業してくれることがほとんどです。

逆に、1週間以上の手間のかかる作業は、いつまでも放置される傾向にあります。

進捗管理をしているタスクリストには、1年以上前に依頼した作業も残っています。

こちらも「あったらいいな」ぐらいで依頼している作業なので、1年経過して、それほど重要でなければ消しています。

そんな感じでゆるくタスク管理しているのですが、取引先との関係で、どうしてもテストの日程が固定されてしまうことがあります。

こちらとしては、明確に納期を指定したつもりでいたのですが、外注先はいつものようなゆるい納期と勘違いしていたようです。

進捗確認すると、テストの日までに全く間に合いそうにありません。

すると、取引先にテストの日程変更をお願いすることになります。

取引先にしてみれば、早く取引を始めたかったみたいで、収益のチャンスも減ってしまいます。

こういった意思疎通がうまくいかない担当者って、いつも同じ人なんですよね。

嫌われているのでしょうか？

コストがかかりすぎてしまった

元々、パッケージソフトを導入して社内システムにしたこともあり、毎月固定のシステム利用料ということで、外注先に料金を支払っています。

そのシステム利用料のなかに、運用コストから修正や変更の料金まで含まれています。

不具合の修正は仕方ないと思いますが、こちらから要望してシステム変更してもらった料金まで、月額使用料に含むのは無理があると思っていました。

その契約は前任者のころに結ばれたもので、当時に比べてシステムの規模も処理件数も、格段に異なっています。

ある時、クラサバで運用していたシステムをWEBシステムに移行することになりました。

システムの元になるWEBサービスはあったので、それをカスタマイズするのですが、それを毎月のシステム利用料で外注先が請け負ってしまいました。

短期的にはカスタマイズ費用でマイナスになりますが、長期的にはプラスにできると考えたようです。

しかし、WEBシステムに移行してから、不具合が多数みつかり、その上、カスタマイズのリクエストも予想以上にあったため、毎月固定の利用料では10年かかってもペイできないぐらいになってしまいました。

現在は、毎月の利用料も増額し、カスタマイズのコストは都度請求してもらうように変更しました。

外注先に割に合わない仕事だと思われると、依頼する側も遠慮してしまいます。

それなりのクオリティが欲しいなら、それに応じたコストは負担しなければいけません。

社内SEは人柄が大切

弊社の場合、1社単独で長年おつきあいさせて頂いているためか、多少の無理も言わせてもらうし、相手の都合も聞きます。

折衝というほどのやりとりはありませんが、スムーズに仕事をしてもらうために、依頼の仕方や話し方には気を使います。

外注先の人は、ほとんどが気を使ってくれるので、双方で気を使い合ってうまくいくのですが、中にはそうでない人もいます。

相性の良くない担当者とやりあって、仕事に影響させるのは良くありません。

可能な限り、うまくやりとりできる人に対応してもらうのが、外注先との関係を保つコツでしょうか。

感情的になると良いことはありません。