まだ転職できない52歳社内SEのおぐです。
普段、社内SEとしてシステム化を通して業務改善を行っていますが、やたらめたら自動化しても効率化できるとは限りません。
業務フローを見直しただけでも、作業効率が良くなる場合もあります。
そのあたり、やってみなくてもわかるようになると良いのですが、日ごろ怠けているで勘所がつかめなくなっています。
日常の訓練が必要ですね。
この記事の内容
システム化すれば業務は効率化する？
面接を受けた時の質疑応答でシステム化の現状を伺っていると、面接官の方から「システムに使われているような感じがする」という話を聞きました。
何でも数千万円かけて基幹システムを導入したものの、思ったような運用ができず、システムを動かすためにシステムを使っているような感じになっているということでした。
ニュアンスはわかるのですが、実際はどうなのかわかりずらいですね。
システムさえ導入すれば業務が改善されて生産効率が上がると思っている経営者の方は多いです。
そのために何千万円も設備投資するので、その見返りを求めるのは無理もありません。
しかし、思い通りの結果を得るためには、思いがけない運用が必要になり、効率という観点からは縁遠いものになりがちです。
例えば、マスタ情報の必要なタイミングと登録するタイミングの違いが意識されていなかったりするような場合です。
見積り入力したいので顧客マスタの登録が必要になったのですが、新規取引先のため、わかっているのは顧客名と連絡先ぐらいです。
しかし、顧客マスタは締め日などの決済情報も必須項目のため登録できず、見積り業務が止まってしまうような場合です。
こんな初歩的なミス、誰もやらないと思うのですが、業界によっては見積りの時に与信管理もするので、必須と言う場合もあり得ます。
システムを動かすためにシステムを使っている、というのは自分たちのやりたいこともできずに振り回されているということでしょう。
業務の効率化を狙ってシステム化を進めるのであれば、目的に沿うようにしたいですね。
最初にやることは何？
業務改善の教科書のようなものを見ると、最初にやることとして「業務の見える化」が挙げられています。
ある意味、正しいと思いますが、間違っているかも知れません。
社内で業務改善する場合、業務の見える化まで社員で行えたとしても、改善ポイントの抽出が行えるかどうかわかりません。
ふだんからQCサークルなどで改善活動を行っている会社ならできるかも知れませんが、そういった訓練がなされていない場合、無理なんじゃないでしょうか。
QCサークルを行っているような会社だったら、すでに業務の見える化ぐらい完了していると思います。
これまで何もやったことが無いような人たちが集まっても、よい方法が見つかるとは思えません。
そこで、オススメする方法として、クレーム管理なり問い合わせ管理などのパッケージを導入して、業務に当てはめてしまうことです。
システム化されていない業務の中から、なるべくどこの会社でも業界を問わず行っているような内容が良いと思います。
日報報告や稟議書、不在メモなどワークフロー系の業務でも構いません。
すぐに効果を感じられるようなものが良いでしょう。
業務フローを書いてみる
何か決め打ちで業務をシステム化してしまうとして、そのシステム化前後で業務フローを作ってみましょう。
業務フローが変わらなくても、今まで口頭で説明していた事が文書化されるだけで、情報の流れが悪くなったります。
日報や稟議書にしても、今まで紙に印刷していたものが画面で表示されたものを読むようになるだけで、記憶の残り方が変わります。
変えたことで弊害になっている事を洗い出して改善につなげていきます。
業務改善に慣れている会社であれば、こんな面倒な手順を踏まなくて良いのですが、これまで手をつけてこなかった会社だと、最初のシステム化は失敗します。
どんなに社長がやる気になっていたとしても、逆に空回りするような感じです。
現場の多くの人は、来年になったら残業が無くなったとしても、今日の仕事が増えるのを嫌います。
来年に残業が無くなるという確信が持てれば、まだ協力してくれるかも知れませんが、明確でなければ無理ですよね。
働き方改革
働き方改革なんて、残業を減らすだけだと思っていたのですが、生産性を効率化すると考えるのであれば、利益を増やすとか売上を増やすでも、働き方改革になるそうです。
同じ時間を使って、より儲かれば、それは働き方改革でしょう。
無理やり残業や休日出勤を減らしても業績を悪化させてしまえば査定にひびきます。
それでは従業員の賛同は得られませんよね。
働き方を変えるという意味では、こういった仕組みを導入するのも面白いかも知れません。
⇒ https://unipos.me/ja/
Unipos(ユニポス)という仕組みです。
従業員同士だけでなく、提案制度の活性化に使えそうな感じです。
社員が積極的に提案する会社は、良い会社ですよね。
ここでめぐり逢えたみなさんにお願いです！
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