作業マニュアルを作成する時に気を付けていること!

みなさん、おはようございます、こんにちは、こんばんは。

転職したい50代社内SEのおぐです。

先日、採用面接を受けましたが、毎日、そわそわしています。

結果がくるまで落ち着いて仕事どころではありませんね。

以前、「RPAツールで作業を自動化しながらマニュアルを作る」という記事を書きました。

今日は、作業マニュアルを作成する時に気を付けていることを書きたいと思います。

 

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作業マニュアルを作成する時に気を付けていること

私が作業マニュアルを作成する時は、最初に、その作業が全体の中でどこの部分をやっているのか書き、作業の概略を説明してから、具体的な作業手順を画面ショットなどを付けて記載していくようにしています。

自分が説明して他の人に仕事を引き継ぐ前提なので、自分が行っていることを全て書き込むつもりでいるのですが、感覚的に理解しているようなことだと、説明できないことがたくさんあります。

無意識に省いていることもあるので、第三者に補足してもらうのが一番だと思っています。

そのため、作成する段階から、紙に印刷するのを前提にして、書き込めるスペースを余分にとっています。

最終的にマニュアルを完成させるのは、作業を引き継ぐ人です。

自分が使っていくものなので、自分が理解できるようにアップデートしていかないといけません。

そんな事情もあって、引き継ぐ人が決まっていないと、作業マニュアルの作成も効率が悪くなります。

想定する読者がハッキリしないと、操作のレベル感も決まりません。

ある程度のことは知っている人に、覚書程度で良ければ、操作の概略だけになりますし、全くの未経験者なら、マウスの使い方も説明しておいた方が良いかなぁ、と考えてしまいます。

そのあたり、マニュアル作成に費やせる時間の問題のあるので、仕事の引継ぎ者を先に決めて欲しいと、いつも思います。

 

マニュアルを作るタイミング

退職が決まっていると、マニュアルを作るのも気合が入るのですが、何でもない時に作り始めると、まわりからどう思われるのか気になります。

私は、年に1回は、マニュアルを作るようにしています。

作ってあるマニュアルを見直すのも、年に1回のペースです。

結構、作業手順が変更されている事が多く、修正する箇所も多くなります。

取引先の入れ替わりもあるので、不要な作業も増えていきます。

夏が閑散期なので、業務改善も含めて6月ぐらいにマニュアルを見直すのが通常になっています。

7月になると、仕事は閑散期ですが、新規取引先の設定作業なども始まり、お盆明けぐらいから取引が始めることがよくあります。

会社によって、タイミングは異なると思いますが、マニュアルやシステム設定は定期的に見直すようにすると良いでしょう。

 

動画を撮影してマニュアルにする

先日、若い社員に業務の引継ぎをしていて、衝撃を受けました。

「その操作、動画で撮影していいですか?」

今の若い人たちって、本当にデジタルネイティブですよね。

スマホで動画を撮影して、わからない時をそれを見返すそうです。

私が昔つかっていた携帯電話にも動画撮影機能が付いていましたが、自分には、その使い方はありませんでした。

工場では機密情報が多かったので、撮影機能が付いた機器の持ち込みは、厳しく制限されていました。

そういったこともあり、社内で動画撮影なんて・・・、という意識があったのですが、今の会社なら、撮影しても何の問題もありません。

セキュリティが担保されるのであれば、マニュアルとして動画を利用するのもありですね。

そのうち、VRやARを使った作業マニュアルも普及するのでしょうね。

そのあたりも社内SEの仕事になってくるのでしょうか。

マイクロソフトのホロレンズなどもかなり実用化できそうなレベルになっています。

業務改善につながるような技術であれば、提案していきたいですね。

 

正しい作業マニュアルの作り方

正しい作業マニュアルの作り方を教えられた訳でもなければ、学んだ訳でもないので、どんなものが良いのかわからずにいます。

システムの操作マニュアルと違い、業務の作業マニュアルは、自分が使えれば良いと思って作っていたので、知っている部分は雑だし、知らない部分は丁寧に作りこんでいます。

それを人が使うために、と思って作り始めると、突然、難しいものになってしまいます。

作るのも億劫になります。

どんなにがんばって作っても、わからないと言ってくる人もいます。

正しい作業マニュアルの姿はわかりませんが、正解があるようなモノでもありません。

状況に合わせて、わかりやすい形にしていくのが良いでしょうね。

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