プログラミング

最近は無料で使えるRPAもあるようで、業務の自動化もやりやすくなりました。
RPAを使うような本格的なものではありませんが、私も会社の業務を自動化して、仕事が早く終わるようにしています。
残業が無くなってしまい給料が減ってしまったのは残念ですが、自由な時間が増えて

 

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無料で業務を自動化する方法

残業

私が勤める会社に
毎日残業ばかりしている女性社員がいます。

働き方改革が叫ばれる世の中なので、
残業をほどほどにして退社して欲しいのですが、
何かと理由を付けては残業しています。

仕事は取引先からの電話応対や事務作業で、
他の社員に比べて、
その人だけ仕事が集中している訳ではありません。

上司が何をやっているのか確認したところ
取引先に送る在庫データを作っているという事でした。

私が勤めている会社は取引先から商品を預かり
量販店からの発注に従って商品を出荷しています。

出荷作業が終わった夕方に、その時点の在庫が判明するので
自分が担当している取引先にメールで
在庫データを送っているという事でした。

しかし、それぐらいの処理はシステム化されています。

取引先毎に在庫データがCSV形式で出力されるので
他の社員は、それを取引先にメールして仕事は終わりです。

ひとりだけ残業になるのは納得できません。

さらに詳しく残業している女性社員に状況確認すると
その女性社員が担当している取引先の担当者が
パソコンに不慣れで、CSV形式のデータではなく

指定のエクセルシートに在庫数を入力して返信するよう
依頼されていたそうです。

女性社員は、在庫照会画面を見ながら在庫データを
エクセルシートに手入力して、送信していたそうです。

その作業が毎日3時間ほどかかり、
残業が恒常化していました。

手入力しているので、どれだけ急いでも限界があります。

その上、入力ミスの間違いも頻発していて
取引先からクレームもあったようです。

上司から、その事を相談され、
データを転記するプログラムをエクセルVBAで開発しました。

在庫データはCSV形式で出力されているので
取引先の指定するエクセルシートに転記すれば
良いだけの簡単なプログラムです。

データは数千件と多いのですが、
単純作業なので、
自動化すると2分で終わる作業です。

元々、エクセルを使っているので、
余分に費用が発生する訳でもありません。

無料で業務を自動化する事で
女性社員の残業が無くなりました。

POINT

  • 3時間かかっていた作業が2分で終わるようになった
  • エクセルを使っているだけなので追加費用は無料

 

エクセルVBAで仕事が100倍早くなる

プログラマー

会社の基幹システムがWEBベースになったので、
ぶっちゃけ、WEBとメールとエクセルが使えれば
会社のパソコンは充分です。

極論、スマホでも作業できます。

職種によっては、ワードやパワポも使うかも知れませんが
事務作業でエクセルのスキルが高ければ
他の人より早く仕事を終らせる事ができます。

会社で充分に教育が行われていないためか
エクセルの基本的な使い方も知らない社員がいて驚きます。

かろうじて四則演算ができるレベルです。

それでもエクセルを使っているには違いありませんが
シートのどこかで計算を間違えてしまった時は大変です。

計算式を修正できないか相談されるのですが、
計算式が見にくくて間違いを探すのが大変です。

せめて簡単な関数でも使ってくれれば
計算式が見やすくなるのですが
間違いを見つけるだけで時間がかかってしまいます。

毎日使うエクセルなので、
関数の使い方をマスターするだけで
仕事が10倍早くなると思います。

その上、VBAでプログラムが組めるようになると
毎日ルーティンで行っている作業が自動化でき
さらに10倍早くなると思います。

10倍の10倍なので、100倍早くなりますね。

最初の女子社員の例では、毎日3時間かかっていた作業が
2分で終わるようになったので約100倍早くなりました。

100倍は大げさな話ではありません。

人が行っていた作業をパソコンに代替させれば
作業の効率は無限大です。

POINT

  • エクセルの関数を覚えると仕事が10倍早くなる
  • さらにVBAも使えると仕事が100倍早くなる

 

出社すると仕事は終わっている

上司には内緒ですが、
朝、会社に出勤すると私の仕事は終わっています。

北斗の拳のケンシローではないですが、
「仕事はもう終わっている」です。

私の仕事を簡単に説明すると、
朝は量販店から受け取った発注データを
取引先ごとに仕分けしてメールで送信します。

夕方は出荷した実績データを
取引先ごとに仕分けしてメールで送信します。

私が担当する前は上司が担当していて、
午前中は発注データの送信、
午後は出荷データの送信で終わっていました。

私が担当するようになってから3年ぐらいは
上司がやっていた手順通りに行っていたのですが

ハッキリ言って単純作業なので
自動化できるのでは無いかと考えていました。

3年ぐらい前、エクセルVBAとUWSCというツールを使って
1ヶ月ぐらいの開発期間で自動化に成功しました。

このため、WindowsXPから脱却できなくなったのですが

私の仕事は、いわゆるゴトー日の締め処理と
半期毎の棚卸しだけになり、
年間で60日ぐらいしか働いていません。

上司と同じ部屋で仕事をしていたら
サボっているのがバレてしまいますが

私は電算室に籠もって仕事をしているので、
まだバレずにサボっています。

きっと上司は、手間のかかる単純作業を
部下に押し付けることができて喜んでいる事でしょう。

私は簡単に自動化できる単純作業で
評価されているので喜んでいます。

これがwin-winの関係と言ったら怒られますね。

POINT

  • エクセルVBAとツールを組み合わせることで作業を自動化
  • 出社すると仕事は終わっています

 

無料で使えるRPAフリーソフト

冒頭でも紹介しましたが、
最近は無料で使えるRPAフリーソフトが登場しました。

完全無料で使えるRPAもあれば、
企業規模によって無料で利用できるRPAもあります。

完全無料で使えるRPA
・マクロマン

企業規模によって無料で利用できるRPA
・UiPath Community Edition
・Automation Anywhere Community Edition

利用できる環境や、ユーザー数などの制限があるようですが
試しに使ってみるには良いでしょう。

ただ、無料なので、サポートは頼りにならないと思います。

企業が業務で利用する時に重視するのは「サポート」ですよね。

無料で使うのは、あくまでも「お試し」と考えて、
実際の業務で利用する時は、
サポートのある有料版を検討しましょう。

無料とはいえ、ユーザー登録は必要なので、
リスト取りと考えれば、よい見込み客が集まるかも知れません。

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