マニュアル
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業務引継ぎのために、マニュアルを作ろうか、RPAツールを使って自動化しようか、悩んでいます。

マニュアルを作っても、読みながら理解して仕事をするのって、かなりスキルのいる作業です。

全体像をイメージできなくても、マニュアルの部分だけ覚えれば仕事ができてしまう、というのは中小企業にとってデメリットでもあります。

結局、RPAツールで作業を自動化しながらマニュアルを作ることにしました。

 

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RPAツールで作業を自動化しながらマニュアルを作る

私がマニュアルを作る上で注意しているのは、仕事の全体像を示して、その中のどこを説明しているのか、理解してもらうことです。

アルバイトに仕事をしてもらう作業マニュアルなら、必要な部分だけ理解できれば良いのですが、正社員に仕事を覚えてもらうためのマニュアルなので、改善してもらうのが前提です。

もっと言ってしまえば、必要な結果が得られるのであれば、過程はどうでもいいです。

私は、この手順でやっていましたが、もっと改善できるのであれば、違うやり方で構いません、というスタンスです。

そのため、今までは、作業手順を口頭で伝えて、マニュアルは自分で作らせていたのですが、あまりに出来が悪い。

というか、覚えられないにも関わらず、メモすらとらないのでキレそうになります。

精神安定のために、自分でマニュアルを作るようになりました。

マニュアルを作っていく中で、文章で伝えにくいところは動画で残した方がいいなぁ、と考えるようになりました。

動画で残すぐらいなら、パソコン操作をキャプチャして自動化してしまった方が早いよね、という感じです。

RPAでフローを作りながらだと、マニュアルと関連付け易いので、自分の作業を見直すこともできます。

Microsoft Power Automate Desktop を使って作業を自動化しながらマニュアルを作ることにしました。

しかし、問題も見つかりました。

 

フローがコピーできない

MicrosoftのRPAツール「Power Automate Desktop」であれば、Windows10のパソコンで無償利用できます。

近く、標準機能になりそう、ということで、Power Automate Desktop(PAD)で作業を自動化することにしました。

ここで、PADを使っていて困ったことが発生しました。

それは、フローがコピーできないということです。

有償版のPADを使うとフローを別名保存できるようですが、無償版ではできないようです。

ネットで調べたところ、スクリプト部分をコピーする方法が見つかりました。

ただ、UI要素はコピーできないので、フローの作り方に工夫が必要です。

フローのコピー機能は欲しいですね。

似たような作業でフローを作成する時、途中までは作成済のフローを利用したいです。

途中まで切り出して、共通化するのが正しい方法なのかも知れませんが、フローが増えすぎると頭の整理が追い付かなくなります。

 

フローが共有できない

こちらも無償版を使っているからだと思いますが、作成したフローが他のユーザーと共有できません。

無償版は評価用か、個人利用を想定しているのでしょうね。

コピーできないぐらいなので、共有も無理ですよね。

こちらは、共有アカウント作れば回避できそうです。

しかし、共有アカウントは困りますね。

業務に関係のないフローも作成しているので、それまで共有することになります。

全社的に利用するのであれば、有償版を導入して欲しいですね。

 

ミスを防ぐための自動化

マニュアルが無くても、直感的に操作ができるシステムが良いシステムだと思っていました。

業務として何をしなければいけないか、それがわかれば良いと思っていたのですが、間違っていたようです。

今考えると、これまで私が接していた人たちは優秀な人たちばかりでした。

業務の説明をすれば理解し、やってみて分からなかったことを聞きにくるときはメモをして、自分で調べればわかることは自分で解決するような人ばかりでした。

そんな人ばかりだったので、それが普通だと思っていました。

小さな会社なので、その都度、判断して作業しなければいけないこともたくさんあります。

しかし、原則が分かっていれば、問題なく仕事ができます。

人命が危険にさらされるような重要な仕事ではありません。

自分の判断で仕事をしても、取引先に迷惑をかけなければOKです。

しかし、その常識と思っていた事が根底から覆されるような人が入ってきました。

仕事のミスが無くなりません。

同じミスを何回も繰り返します。

受け答えがしっかりしている分、騙されてしまいました。

自分が理解していないことを理解していないようです。

間違っていると指摘すると嫌な顔をされます。

こういった人に限って、メモをとりません。

マニュアルを渡しても見ません。

自分でマニュアルを作れません。

悪口になってきました。

別の人に代えて欲しいのですが、その権限は私にありません。

自己防衛するためにも、RPAツールを駆使して、ミスを防ぐ仕組みを作りたいと考えています。

根本を理解していなければ、何が間違っているのかも気づかないので、本当はやりたくないのですが、それでは、いつまでたっても引継ぎができなくなってしまいます。

いっそのこと、自動化を突き進めて、担当者を無くしてしまうのも、方策かもしれませんね。

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